France – Time accounting or human resources software package – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. in Straßburg beschäftigt 590 Personen mit unbefristeten Arbeitsverträgen sowie regelmäßig 300 Personen mit befristeten Verträgen, darunter freie Journalist:innen und feste freie Mitarbeiter:innen. Das HR-System für die Personalverwaltung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist SAP ECC6; eine Migration auf SAP S/4HANA ist geplant. Derzeit wird es durch eine UKG-Lösung für die Funktionen des digitalen Safes, der elektronischen Signatur und der elektronischen Personalakte ergänzt.
Gegenstand des Auftrags sind die Bereitstellung, die Implementierung, das Hosting, die Wartung und der Support einer integrierten Lösung zur Digitalisierung der Personalverwaltungsprozesse mit nachstehenden Funktionen. Die Benutzeroberflächen, die Dokumentation und der Support werden mindestens in französischer und deutscher Sprache bereitgestellt.
• Digitaler Safe für Mitarbeiter:innen. Dabei handelt es sich um einen persönlichen Online-Speicherplatz, dessen Inhaber die Mitarbeiter:innen sind und der der Aufbewahrung und dem Abruf der ihnen übergebenen Personalunterlagen für einen Zeitraum von mindestens fünfzig Jahren ab Hinterlegung bzw. Unterzeichnung dient. Mit der Bereitstellung dieses Safes kommt ARTE der in Artikel D. 3243-8 des frz. Arbeitsgesetzbuchs vorgesehenen Verpflichtung zur Bereitstellung der Gehaltsabrechnung in elektronischer Form nach. Dieser digitale Safe bleibt den Mitarbeiter:innen auch nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses und über die Laufzeit des Auftrags hinaus zugänglich.
• Elektronische Personalakte. Ein als Beweismittel dienendes Archivdokument, das für befugte Mitarbeiter:innen zugänglich ist und die Personalakte von Mitarbeiter:innen während der Laufzeit ihres Arbeitsvertrags sowie während der vorangehenden Einstellungsphase und der anschließenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bildet. Die Lösung gewährleistet die Einordnung nach Dokumententyp, die Suche, die Gewährleistung der Vollständigkeit sowie die Nachverfolgbarkeit von Zugriffen...